Stap 1: Kies je evenement

Kies een scenario waarvoor je een evenement gaat organiseren. Elk scenario heeft eigen uitdagingen en een budget om mee te werken.

Schoolfeest

Organiseer een gezellig feest voor de leerlingen van je school. Denk aan muziek, eten, drinken en decoratie.

Budget: EUR 500 Bezoekers: 100

Open Dag

Maak een goede indruk op nieuwe leerlingen en hun ouders. Zorg voor rondleidingen, presentaties en hapjes.

Budget: EUR 750 Bezoekers: 150

Buurtfestival

Breng de buurt samen met activiteiten voor jong en oud. Van spelletjes tot live muziek en eten.

Budget: EUR 1000 Bezoekers: 200
Tip: Denk bij je keuze na over wat je leuk vindt om te organiseren. Elk scenario vraagt andere vaardigheden!

Stap 2: Klantgesprek - Wensen inventariseren

Voer een gesprek met je opdrachtgever en noteer de belangrijkste wensen en eisen voor het evenement.

Tip: Stel open vragen aan je opdrachtgever, zoals "Wat is het belangrijkste dat bezoekers moeten ervaren?" en "Zijn er dingen die echt niet mogen ontbreken?"

Stap 3: Budget opstellen

Maak een begroting voor je evenement. Let op dat je binnen het budget blijft!

Beschikbaar budget: EUR 500
Kostenpost Omschrijving Bedrag (EUR)
Locatiehuur
Catering/eten
Entertainment
Decoratie
Materialen/apparatuur
Overig
Totaal EUR 0
Tip: Houd altijd 10% van je budget achter de hand voor onverwachte kosten. Als je budget EUR 500 is, plan dan maximaal EUR 450 in.

Stap 4: Draaiboek maken

Plan de tijdlijn van je evenement. Wat gebeurt er op welk moment?

Tip: Plan extra tijd in voor opbouw (minimaal 1 uur voor kleine evenementen) en afbouw. Vergeet niet de EHBO-post en de nooduitgang aan te wijzen!

Stap 5: Voorbereidingschecklist

Vink alle taken af die je moet doen voor het evenement. Klik op een item om het af te vinken.

Vergunningen en regelgeving

  • Evenementenvergunning aangevraagd (indien nodig)
  • Brandveiligheidsvoorschriften gecontroleerd
  • HACCP-regels voor eten/drinken bekend
  • Verzekering geregeld

Locatie en materialen

  • Locatie gereserveerd en bevestigd
  • Plattegrond gemaakt met opstelling
  • AV-apparatuur gereserveerd (geluid, licht)
  • Tafels en stoelen geregeld
  • Decoratie ingekocht
  • Nooduitgangen vrij en aangegeven

Catering en hospitality

  • Menu samengesteld (incl. vegetarisch/halal)
  • Eten en drinken besteld
  • Serveerteam geregeld
  • Allergenen-informatie beschikbaar

Communicatie

  • Uitnodigingen verstuurd
  • Social media bericht geplaatst
  • Bevestiging aan opdrachtgever gestuurd
  • Vrijwilligers/personeel geinformeerd
Voortgang: 0/18 taken afgevinkt

Stap 6: Evaluatie en samenvatting

Goed gedaan! Hier is een samenvatting van je evenementplan. Evalueer je werk en geef jezelf feedback.

Evenement Details

Evenement: - Type: - Datum: - Tijd: - Locatie: - Doelgroep: -

Financieel

Budget: - Gepland: - Resterend: -

Voorbereiding

Checklist: - Programma-items: -

Zelfevaluatie

Hoe goed heb je de wensen van de opdrachtgever verwerkt?

* * * * *

Hoe realistisch is je budget?

* * * * *

Hoe compleet is je draaiboek?

* * * * *